Häromveckan hade jag förmånen att få åka på konferens med Bra arkivkonsult. Några av medarbetarna hade förberett ett miniföredrag om arbetssätt och metoder som de ibland stöter på hos sina kunder. Tanken var förutom att höja kunskapen om kunderna, också fundera över hur bra metoder kan användas i den egna verksamheten. Och så såg jag att Linnéa skrivit på Facebook att hon var på Scrumkurs vilket inspirerade mig att lägga upp minnesanteckningar från Bra arkivkonsults konferens så att den som vill ha en MYCKET kort resumé av några agila arbetssätt kan få det här. Och för att det inte bara ska vara Wikipedia-kunskap finns några kommentarer från oss konferensdeltagare också. Alltså:
Agilt är ett samlingsnamn för systemutvecklingsmetoder, i första hand programutveckling. Agil betyder lättrörlig och arbetssättet bygger på delleveranser.
Tidigare var förarbetet med kravspecifikation och slutmål grundläggande för hela projektet, i agilt arbetssätt kan krav tillkomma under processen. I stället för styrande syfte och mål ser man vad man har och kan återanvända. Grundtanken är att kommunikation löser fler problem än verktyg och formella dokument.
Ibland får man acceptera att man inte vet målet från början. Kanske behöver offerten formuleras om?
Våra kommentarer: Strålande! Passar vid införande av ärendehanteringssystem. Vi kan släppa in användarna tidigare. Kommunikation viktig, kunden relaterar ofta till det tekniska och lösningen, men vi levererar en lärprocess också. Lärprocessen kan skapa en drivkraft hos kunden. Användare och kravställare – vem är vem?
Scrum är en rugbyterm, och en viktig beståndsdel är de s k sprintarna där man jobbar snabbt och intensivt under en kort avgränsad period. Sprinten ska alltid nå resultat, och kunna presentera nya funktioner. Man har en uppgiftslista, men måste prioritera. Man ska också alltid ha återblick: var resultatet det önskade? Man ska ha fokus på produkt och kundnytta, i st f programmering och dokumentation. Metoden bygger på lagarbete, att man stämmer av i projektgrupper. Alla ska vara med, men roller och ansvar ska vara tydligt fördelade. Viktigt är individer, interaktioner, fungerande programvara, kundsamarbete, anpassning till förändring. Mindre viktigt med processer, verktyg, dokumentation, kontraktsförhandling, plan.
Kommentarer: Så jobbar vi, men det vore bra med mer återblickar, utvärdering. Lite stressande metod. Kan vara bra att köra på jobb med tidspress. Krävande för användarna att testa systemförändringar kontinuerligt. Viktigt för systemutvecklarna med snabb feedback från kunden, kan inte vänta i flera veckor.
PM3 är en metod utvecklad av företaget ”På”, och visar att ett litet företag kan utveckla metoder och branschstandard. Konceptet handlar om förvaltning av system. Med dålig förvaltning får man it-lösningar med låg verksamhetsnytta, höga it-kostnader och mycket irritation. Modellkomponenter:
– effektiva förvaltningsobjekt (kan vara ett system eller ”flikar”)
– förvaltningsuppdrag samlade i en förvaltningsportfölj
– affärsmässiga förvaltningsorganisationer med förvaltningsledare, OF-styrgrupper och FOA-styrgrupp.
– beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser
Man bör skilja på felsökning, förbättringsarbete och utveckling, så att inte gränserna mellan dessa flyter. Linjeorganisationen är inte tillräckligt kraftfull som styrmedel. Målstyrning är viktigt. Det är viktigt att göra rätt saker, och inte bara saker på rätt sätt.
Kommentarer: Ibland kan man vara målinriktad och följa en projektplan i detalj, men det visar sig att man har fel mål… Målen kan ju vara primära och sekundära, och kanske kan man skapa ett nytt mål som är lika värdefullt. Det behövs förvaltningsorganisationer, och inte att den som skriker högst får hjälp att lösa sina problem. Det vore kul att se fungerande exempel, och se hur kunderna förvaltar det vi levererar. Bra arkivkonsult kanske kan erbjuda detta till kunderna? Diskussion om rollerna förvaltningsledare, processägare, chef.
Lean betyder ”smidigt” och förknippas ofta med Toyota. Genom systematiskt förbättringsarbete vill man skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurs. Vägen dit kan vara viktigare än slutprodukten, att ta fram arbetssättet ett projekt i sig där man kartlägger nuläget och eliminerar onödiga steg. Arbetet mellan enheter ska flyta bra och resurser omfördelas vid behov. Problem ska lösas fort. LEAN är förbättring, inte innovation. LEAN innebär rationalisering och kan därför uppfattas som hotfullt. I Västvärlden kan vi ha svårt att se oss själva som en liten kugge i ett stort maskineri, lättare i Öst?
Kommentarer: Diskussion om Öst kontra Väst, finns andra motiverande incitament än bara hotet om försenade processer när man inte använder LEAN? T-Ford introducerade löpande bandet, vilket är ett LEAN-koncept, men man fick tredubbla hantverkarnas lön för att de skulle utföra monotona sysslor. LEAN behöver inte betyda monotona och okvalificerade arbetsuppgifter, det kan t ex handla om bygglovsprocessen, och man måste vara flexibel för att kunna hoppa in där det behövs. Det är bra att komma bort från de vattentäta skotten mellan olika funktioner, däremot kan det ofta vara förödande för arkivfunktionen när ”slösande” steg ska elimineras, och man p g a okunskap och kortsiktighet tycker att arkiv och dokumenthantering är onödig byråkrati.
/Viveca
Nyttovärdering av bibliotek 